6 أسرار يجب على كل صاحب عمل أن يعرفها عن إدارة العمليات
6 أسرار يجب على كل صاحب عمل أن يعرفها عن إدارة العمليات
6/10/2022
السكرتارية وإدارة المكاتب
تسعى جميع الشركات اليوم إلى تحقيق مفهوم إدارة العمليات التجارية أو الصناعية التابعة ضمن نظام عملها بصورة أكثر سهولة وبموارد أقل.
لا سيما أنه وفي عام 2022 شهدت الشركات والمؤسسات نقلة نوعية في سير عملياتها وتنظيمها بفضل مفهوم إدارة العمليات، حتى كان عامٌ محوري لمديري العمليات من ناحية الطلب الواسع عليهم داخل سوق العمل.
من هذا المنطلق أصبحت كافة المنظمات تتطلع إلى تحقيق التوازن المثالي بين البشر والتكنولوجيا عن طريق تطبيق إدارة العمليات كنظام أساسي في خطة العمل.
لتعرف أكثر عن إدارة العمليات تابع القراءة.
تعريف إدارة العمليات (Operations Management):
بادئ ذي بدءٍ إنَّ منظومة إدارة العمليات هي عملية التخطيط والتنظيم لكافة الممارسات داخل الشركات بهدف زيادة الإنتاجية عبر استهلاك موارد أقل من المعتاد، وكذلك رفع مستوى الإقبال على هذه الشركات وبالتالي زيادة معدل الدخل لموظفيها.
لذا فإنَّ قسم إدارة العمليات يعتبر أحد أهم أنظمة إدارة الأعمال المعني بإدارة تطبيقات الشركة وممارستها، وعليه فهناك العديد من الموارد والأدوات والنظم التي تخضع لإدارة العمليات بحيث ترفع من مستوى إيجابياتها و تسهّل تطبيقها.
أهمية إدارة العمليات:
تنعكس تطبيقات إدارة العمليات للشركة أو للمؤسسة انعكاسًا إيجابيًا على عدة جوانب متعلقة بنظام سير الأعمال داخلها، نذكر بعضًا منها:
- تخفيف الضغط عن موظفي الخطوط الأمامية
وكذلك إعطاء الأولوية لراحتهم والحفاظ على صحتهم العقلية و البدنية وذلك نظراً للضغط الهائل الواقع على كاهلهم.
- تسهيل عملية التواصل بين موظفي الخط الأمامي و قادة الفرق.
مما يسهم في زيادة الإنتاجية ورفع مستوى الكفاءة بالإضافة إلى تجنب حدوث أي أخطاء مبنية على انعدام التنسيق.
- زيادة الرضا الوظيفي
و بالتالي تقليل عدد الاستقالات، حيث وجد 74% من الموظفين الذين يعملون في الشركات آلياً أن الأتمتة وإدارة العمليات تحسّن الرضا الوظيفي.
- تبسيط سير العمل و تقليل التعقيدات.
بصفتك مديراً للعمليات، فمن المهم أن تقوم بتبسيط العمليات وإنتاج أفكار أبسط وأسهل للفهم، لا سيما أنه عن طريق ذلك سيتمكن العاملون المهمون لديك من التركيز على ما هو أفضل للأعمال.
- تقليل صعوبة القفز من منصة الى أخرى و من تطبيق إلى آخر.
حيث أكدت الدراسات أن نقطة الألم الرئيسية للعاملين في الخطوط الأمامية تتمثل في الاضطرار إلى التدقيق في المعلومات المفككة عبر منصات متعددة.
- تأمين مصدر رقمي مركزي للمعلومات.
لا سيما أنه ومع انعدام هذا المصدر يكون سير العمل غير فعّال، فلا يتمكن العاملون في الخطوط الأمامية من العثورعلى المعلومات عندما يكونون في أمس الحاجة إليها، و بالتالي يمكن أن يضيعوا ما معدله ثلاث ساعات لكل عامل كل أسبوع.
ما هي أسرار إدارة العمليات:
لا يمكنك البدء بتطبيق نظام إدارة العمليات في مؤسستك ما لم تتعرف على المدخلات الأساسية له، بحيث تستفيد من تجارب سابقيك بهذا المجال حتى تتمكن من تحقيق أفضل نتائج التحسين المنشودة.
1- تحديد رؤيتك:
أي تحديد بيان رؤية الشركة لما تريد تحقيقه في المستقبل، حيث يعمل بيان الرؤية كدليل واضح لاختيار مسارات العمل الحالية والمستقبلية، كما ويساعد بيان الرؤية القوي موظفي الشركة على تركيز عملهم في الاتجاه الصحيح.
لذا وبوصفك ترأس إدارة العمليات فمن المهم الامتثال إلى أفضل 5 نصائح لتحسين مهاراتك في الإدارة العامة حتى تتمكن من تحديد الرؤى المناسبة تمامًا لنظام شركتك أو مؤسستك.
2- إنشاء المهام:
في الوقت الذي تكون فيه رؤيتك هي هدف أساسي على مستوى الشركة، فإن مهمتك هي التخطيط لإدارة وتحقيق هذه الرؤية.
لكن إن كان لكل فرد في المؤسسة تفسيره الخاص لهذه الرؤية، فقد يؤدي ذلك إلى استراتيجيات ومبادرات متضاربة، لذا فإنه من المهم جداً إدارة ممارسات الموظفين وإدارة الإنتاج للخروج بنتيجة واحدة.
3- حدد أهدافك:
الأهداف هي نتائج محددة يهدف الشخص أو النظام إلى تحقيقها في إطار زمني معين وذلك من أجل إدارة عمليات الأعمال على أساسها.
من خلال برنامج مدير العمليات (COO) تحديد الأهداف مبكراً ومعرفة إذا ما كنت على الطريق الصحيح لتحقيق مهمتك ورؤيتك أم لا كما كما يؤدي توضيح أهدافك إلى إمكانية قياس صحتها العامة ومعرفة تأثير المبادرات الإستراتيجية على نظام العمل.
بشكل عام، يجب أن تكون الأهداف الجيدة واضحة وقابلة للقياس ومدعومة بمبادرات إستراتيجية متعددة تشمل إدارة ممارسات الأعمال الخاصة بالشركة.
4- تطوير استراتيجيتك:
الاستراتيجية هي خطة طويلة الأجل تمكنك من تحقيق أهداف شركتك من خلال إدارة العمليات الإنتاجية.
تجمع الإستراتيجية الفعالة بين الرؤية والتنفيذ، و تكون الاستراتيجيات أكثر أهمية من رؤية المنظمة ورسالتها وأهدافها، حيث عادة ما يتم مشاركتها داخل المنظمة فقط ويتم بناؤها بشكل مثالي وفقًا لاحتياجات المؤسسة وسياق السوق.
يجب أن تُحدد الاستراتيجيات الخطط طويلة الأجل لأهداف العمليات المركزية والخطوات المستقبلية القابلة للتنفيذ، وأن تعزز التفكير الابتكاري، بالإضافة إلى توقع المخاطر المحتملة المتعلقة بـ العمليات والجودة وتخفيفها.
5- حدد نهجك:
إن تحديد النهج يوفر الطريق لتنفيذ استراتيجيتك.
النهج هو إطار العمليات التي تجيب على الأسئلة الرئيسية بحيث يمكن تحديد التكتيكات القادمة في نظام عمل الشركة، بالإضافة إلى ذلك فإنه يوجه المنظمة إلى كيفية تنفيذ الخطة الاستراتيجية مما يؤدي إلى الارتقاء بالاستراتيجيات والنتائج وكذلك مهام الشركة في النهاية.
6- تطبيق التكتيكات:
التكتيكات هي مبادرات أو مشاريع أو برامج مركزة تسمح للشركات بتنفيذ خطة استراتيجية تتفاعل العمليات معها لتكون مثالية، فالتكتيكات هي مفتاح التنفيذ كما أنها الإجراءات التي تتخذها لتحقيق كل ذلك.
أخيرًا
يعتبر من الضروري الاستفادة من التطورات التي تحققها إدارة العمليات، ومعرفة أهميتها في تأسيس شركة ناجحة، وكذلك الإلمام بأهم أسرارها ومدخلاتها.
وذلك لتحقيق أفضل النتائج على مستوى الصحة البدنية والعقلية لموظفي الشركة، وعلى مستوى نجاح الشركة ككل في سوق العمل.