كل ما تحتاج معرفته عن "تخطيط الميزانيّة"

يُعتبر مفهوم تخطيط الميزانية من أهم العمليات التي تقوم بها الإدارات المالية ضمن الشركات بهدف تنظيم الموارد المالية والتحكم بها، وهي تشمل عملية تحديد الأهداف المالية بوضوح، وتوزيع الأموال على كل قسم حسب احتياجاته.

يتطلب تخطيط الميزانية فهم ودراسة وتحليل دقيق للإيرادات والنفقات التي تتوقع الشركة حدوثها في المستقبل، إذ هنالك عدة طرق للتنبؤ بها، سيتم مناقشتها فيما يلي، بالإضافة إلى فوائد تخطيط الميزانية، وكيفية تطبيقها بفاعلية.

ما هي أهمية تخطيط الميزانية (Budgeting Planning)؟

لتخطيط الميزانية عدد كبير من الفوائد، لعلَّ أبرزها ما يلي:

• إدارة الموارد المالية للشركة بشكل أكثر فعالية.
• إدارة وتطوير عملية اتخاذ القرار داخل المؤسسة أو المنظمة.
• إدارة الموارد المالية المناسبة لكل مشروع، دون خلق مصاريف ليس لها فائدة لميزانية المشروع.
• تحقيق رفع معنويات الموظفين وتحفيزهم، مما يؤدي إلى رفع كفاءة الأداء العام في الشركة.
• للتخطيط الميزاني القدرة على التنبؤ بالمشاكل والمخاطر قبل أن تحدث، وبالتالي إمكانية تجنب هذه المشكلات بشكل استباقي، مثلاً قد تحتاج الشركة إلى تمويل إضافي، عندها من الممكن القيام بجولات تمويل جديدة لجمع المبلغ المالي المطلوب بشكلٍ مسبق.

ما هي أهم أنواع الميزانيات؟

تُستخدم أنواع أو نماذج الميزانيات المختلفة في عدة أمور، منها وضع خطة مناسبة للعمل، وتحقيق الأهداف المالية والتشغيلية للمؤسسة، وفيما يلي نبذة مختصرة عن هذه الأنواع:

- الميزانية الرئيسية:

النوع الأول من الميزانيات، حيثُ تجمع هذه الميزانية ميزانيات كافة الأقسام ضمن المؤسسة، وذلك لكي يتم استخدامها من قِبل الإدارة العليا لتخطيط أنشطة وأعمال الشركة، وتشكيل تشكيل الميزانية العامة النهائية.

- ميزانية التشغيل:

تُظهِرُ هذه الميزانية مقدار الصرف وصافي الدخل الذي من المحتمل حدوثه في الشركة، خلال فترة زمنية معينة، بالإضافة إلى ذلك فإنها تساعد في التحقق من استمرارية تنفيذ بنود الخطط المالية الموضوعة.

- ميزانية التدفق النقدي:

تسمح الميزانية النقدية بتقدير الأموال الداخلة والخارجة من العمل خلال فترة زمنية معينة (الشهرية، نصف السنوية، السنوية)، كما أنها تساعد في تقييم السيولة المالية ومستوى التخطيط والتحليل المالي الموجودة في الشركة.

- الميزانية المالية:

تعطي ميزانية المال فكرة عن رأس المال الذي قد تحتاجه الشركة في عملها، كما أنها تحدد احتياجات التمويل الخاصة بالشركة سواء قصيرة أو طويلة الأجل.

- ميزانية العمل:

يتعلق هذا النوع من الموازنة بتخطيط القوى العاملة المطلوبة ضمن الشركة، فهي تهدف لتحقيق الأهداف والرؤى المستقبلية المحددة من الشركة، كما أنَّها تساعدك في تخصيص نفقات كافة الموظفين (عمال وإدارة).

- الميزانية الثابتة:

سُميت بهذا الاسم لأنها عبارة عن تقدير للإيرادات والمصروفات التي تظل ثابتة على مدار السنة، يجب الإيفاء بهذه الميزانية بغض النظر إن زادت المبيعات أو نقصت، والميزانية الثابتة التي تضعها بعض المؤسسات التعليمية خير مثال على ذلك، فهي تشمل جميع أنشطتها خلال السنة، ولا تزيد عن إطار المبلغ الموضوع.

كيف يتم تخطيط الميزانية بفعاليّة؟

يعتبر إنشاء ووضع الميزانية، ومن ثم إدارتها ومراقبتها من الأمور الأكثر أهمية في التخطيط المالي الاستراتيجي للشركة، حيثُ أنّ الهدف الرئيسي للميزانية هو تخصيص الموارد في الشركة لكل قسم حسب حاجته، بحيث تبقى عمليات الشركات ناجحة ومربحة.

لا يعتبر إعداد ميزانية العمل بالأمر المعقد، ولكنه ليس بالأمر السهل أيضاً، يمكنك الاعتماد على طرق تخطيط الميزانية التالية، لضمان التخطيط الميزاني المثمر:

أولاً: يمكنك أن تبدأ في طرح الأسئلة التالية:

• ما هو مقدار المبيعات المتوقع خلال الزمن المحدد للميزانية؟ عندما تجيب عن هذا السؤال من المهم أن تكون واقعياً وألا يكون جوابك من الخيال! قد يتسبب الجواب الخاطئ بمشاكل خطيرة على الميزانية في المستقبل.
  
• ما هي التكاليف المباشرة (المتغيرة) للمبيعات؟ تشمل هذه التكاليف ما يلي: تكاليف المواد الخام، تكاليف الإنتاج، تكاليف الموظفين سواء من داخل الشركة، أو الذين يتم الاستعانة بهم من الخارج.
  
• ما هي التكاليف غير المباشرة (الثابتة) أو المصروفات العامة: تعتبر أكبر التكاليف في تخطيط الميزانية، وتشملُ ما يلي:
  
• تكاليف المرافق والمباني في الشركة، سواءً المباني التي تملكها الشركة أو التي تستأجرها أو التي تدفع عليها ضرائب، بالإضافة لتكاليف المرافق مثل الإضاءة والتدفئة وغيرها.
  
• تكاليف تشغيل المعدات التي تمتلكها الشركة، مثل السيارات والآليات التي تستخدمها في عملية الإنتاج.
  
• مصاريف التسويق والترويج للمنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة.
  
• تكلفة الموظفين المثبتين لدى الشركة (مثل التأمين، خطط التقاعد في المستقبل، وغيرها).
  
• تكلفة اللوازم المكتبية والبريدية.
  
• تكاليف السفر (إن لزم الأمر).

تذكر أنه يمكنك تقسيم أنواع النفقات حسب حاجتك، ومدى جودة تخطيط الميزانية الذي تسعى لإنشائه في المشروع بالكامل.

ثانياً: قم بتخصيص الوقت المناسب، وأبدأ في تخطيط ميزانية حقيقية:

يجب إعطاء إدارة الميزانية والادخار الوقت الواقعي الذي يحتاجه، لأنَّه وكما هو معروف في علم الإدارة فإنَّ يوم تخطيط جيد يزيل عنك توتر شهر كامل، أضِف إلى ذلك فإنَّ استخدام أرقام وبيانات الأعوام الماضية سيساعدك كثيراً في تقديرات حجم المبيعات التي قد تقوم بها هذه السنة، ولا تنسَ أن تضع في عين الاعتبار التغيرات التي تحصل في اتجاه السوق.

ثالثاً: تخطيط الميزانية الفعلي:

الآن بعد تحديد التكاليف الكلية الثابتة والمتغيرة، قمْ بوضع ميزانيتك للنفقات العامة في الشركة، وتذكر أنَّ التنبؤ بالمبيعات يساعد في تحديد النفقات المتغيرة لديك.

رابعاً: التأكد من وجود بيانات كافية:

لا يكفي تخطيط الميزانية فقط، بل في المرحلة النهائية يجب التأكد من أن المعلومات والبيانات الواردة في الميزانية شاملة وكافية، ولا تنسَ استخدام برامج محاسبة لإدارة كافة أموالك التجارية ضمن شركتك.

يمكنك أن تسأل الموظفين ذوي الخبرة الأكبر عن حجم المبيعات المتوقع أو عن نظام الميزانية وما هي ملاحظاتهم حولها، وفي بعض الأحيان قد تضطر إلى شراء الاستشارة من الخبراء حول عملية إعداد الميزانية لديك.

خامساً: تقييم الميزانية:

عندما تضع الميزانية يجب أن تلتزم بها قدر الإمكان، من الضروري مراجعتها باستمرار، وتذكر أنَّ تضمين مؤشرات لقياس الأداء يساعدك كثيراً في عملية التقييم، ففي حال اختلَّ أحدها يمكنك معرفة ما يجب فعله على الفور، ويمكنك الاعتماد على دفتر تخطيط الميزانية (الأسبوعي أو الشهري أو السنوي)، الذي يُعدُّ قيمة مضافة يمكنها مساعدتك في عملية التقييم.

وفي الختام، نرى أنَّ تخطيط الميزانية يعتبر أداة لا يمكن الاستغناء عنها لتنظيم وإعداد العملية المالية بنجاح ضمن المنظمات، ومن خلالها يمكن للأفراد والشركات والمؤسسات أن يتخذوا أفضل القرارات المالية، ويتجنبوا حدوث المشاكل، وتحقيق الاستدامة المالية على المدى الطويل.