تحسين المرافق: أفضل الاستراتيجيات لتحسين العمليات والصيانة

يبحث معظم أصحاب ومالكي المرافق عن أحدث طرق تحسين أداء المرافق بهدف إيصال مرافقهم إلى مستوى ممتاز، ربما لضعف أداء تلك المنشآت والمرافق أو كونها تواجه تحديات تشغيلية تتطلب حماية.

مهما كان السبب، إن كنت تهتم لهذه الناحية يمكنك متابعة قراءة المقال التالي الذي يقدم لمحة عامة وتعريف موجز عن استراتيجية تحسين أداء المرافق وأهم اتجاهات التطوير والتحسين المستقبلية لها.

ما هي استراتيجية تحسين أداء المرافق (Facility Optimisation)؟

تقليديًا، كان مفهوم استراتيجية تَحسين أداء المَرافق يعرف بأنّه استراتيجية عملية تركز على سبل الحد من استهلاك الطاقة ضمن المنشآت والمرافق العمومية والخاصة، وكيفية زِيادة وتحسين جودة وموثوقية الأجهزة والمعدات ضمن تلك المنشآت، مع توضيح طُرق لتقليل التكاليف التشغيلية الإجمالية.

ولكن اليوم الموضوع وصل لأبعد من ذلك بكثير، بواسطة البَرامج الحديثة والمنصات الرقمية الذكية التي أحدثت ثورة في عالم التحديث والتطوير، تساعد تلك البَرامج والأدوات ﻓﻲ التركيز على تَحسين أداء الموارد والأصول والمرفق والمباني الذكية والصيانة التنبؤية.

ما هي خطوات تطبيق استراتيجية تحسين أداء المرافق؟

تختلف طُرق تَحسين أداء المرافق من مرفق لآخر وفقًا لطبيعة عمل كل منها، لكن معظم المَرافق تجتمع في آلية تطبيق استراتيجيات التحسين الأداء العام لها، وفق الخطوات التالية:

- تَحديد الهدف والرؤية العامة من التحسين:

تعد هذه الخطوة هي الأكثر أهمية في ضمان إكمال استراتيجية تحسين ناجحة، عند وجود فهم واضح للهدف المرجو من البرنامج الموضوع للتحسين، يمكن قياس مدى درجة نجاح العملية، كما يساعد في وَضع آلية العَمل التي سوف تسمح للمنشأة بالوصول إلى أفضل نتيجة والمحافظة على هذا النجاح مع الزمن.

- فحص المرفق المراد تحسينه:

قبل تقديم اقتراحاتك للفريق حول كيفية الوصول إلى الأهداف الموضوعة، يجب البحث والاستفسار من خلال طرح مجموعة من الأسئلة الوظيفية حول طبيعة عمل المنشأة وجمع كافة المعلومات والبيانات الداخلية التي تلزم.

علاوةً على ذلك، يجب إجراء تقييم ومراجعة تشمل جَميع مجالات العَمل الرئيسية، بما في ذلك سجل الأصول والهيكل التنظيمي وخطط التسويق واستراتيجيات تطوير الأعمال وخطط التنمية المستقبلية، وغيرها المزيد.

- تحليل الثغرات في الأداء والتخطيط الاستراتيجي:

يجب مقارنة ﺍﻷﺩﺍﺀ المالي الخاص للمرفق أو المنشأة مع الأَداء المالي للمنافسين ومعايير الصناعة الاقتصادية الأخرى، كونه وسيلة للكشف عن وجود أي ثغرة بأداء النظام تتطلب تحسين.

يضمن ذلك التخطيط الاستراتيجي الذي يجب أن يتضمن آليات عمل مصممة خصيصًا والتي من شأنها سد تلك الفجوات بين الأداء الحالي والأداء النهائي المطلوب الوصول إليه عند الانتهاء من التحسين.

- وضع خطة عمل مفصلة:

يجب على الإدارة وَضع خارطة طريق مفصلة توضح جَميع البيانات المهمة المتعلقة بعملية تحسين الَأداء والتنبؤات المالية، هذه هي الخطوة التي يستلزم فيها وَضع جدول زمني يعد بمثابة إطار عمل للفريق لاستكمال جَميع تكتيكات التحسين بدقة بهدف تحقيق أفضل النتائج.

يمكن أن يساعد حضور دورة من دورات إِدارة المرافق في دبي في توضيح كيفية صياغة خطة العَمل لأداء أكثر كفاءة.

- تنفيذ التحسين:

لإتمام هذه الخطوة يجب توفير جَميع البرامج والأدوات اللازمة، والتي تشمل مخططات جانت وبرامج إِدارة المشاريع المعروفة، ومنها Trello و Slack و Dropbox وحتى Google Drive.

يفيد دمج تلك البَرامج والأدوات مع المهام والعمليات اليومية للموظفين في تسهيل تخزين البيانات وتتبعها والتواصل الفعال بفعالية وكفاءة، وبالتالي زيادة الإنتاجية الإجمالية لِلمرفق وتبسيط سير العَمل.

- المراقبة والإبلاغ:

يلزم متابعة وتفقد أداء المرفق على أساس أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي باعتباره طريقة لكشف وجود أي ظروف جديدة تلزم تحسين، والهدف هنا ليس تتبع أداء المرفق وحسب بل قياس رضا العملاء بشكل عام.

دور تلك الدراسة والتقارير الطويلة والقصيرة الأجل تسهيل إدارة أساليب التغيير ومعرفة فرص التحسين اﻟﻌﺎﻣﺔ، يجب استخدام مؤشرات ومقاييس الأداء الرئيسية في هذه الخطوة للوصول إلى المستوى المطلوب من الجودة.

ما هي أبرز الاتجاهات المستقبلية في تحسين أداء المَرافق؟

فيما يلي ثلاث اتجاهات رئيسية تصنع مستقبل تحسين أداء مرافق الدولة ومرافق الجهات الخاصة وتساعد في تطورها، وهي:

1- المباني الذكية وإنترنت الأشياء (IoT):

توفر البيانات مدخلات رائعة لأنظمة العمل في مختلف المجالات والتي يستفاد منها لبناء المستقبل، مع ظهور أجهزة إنترنت الأشياء واستخدامها ضمن الأبنية والمرافق التجارية والسكنية والصناعية أصبحت عملية مراقبة أداء تلك المَرافق أسهل.

تعمل تلك الأجهزة عن طريق مجموعة من الحساسات والمستشعرات الرقمية والتشابهية التي تؤمن البيانات المغذية لأنظمة تتبع الأداء، تفيد تلك البيانات في تأمين رؤية أوضح للأداء ومراقبة وجود أي مشكلات فيه والعمل على تلافي حدوثها وإصلاحها إن حدثت.

تطور المباني الذكية وأجهزة إنترنت الأشياء من توقعات العميل وتوفر سياسة استخدام محسنة، فهي تقدم إمكانية التحكم في المرفق من موقع مركزي يعطي فكرة عن أداء كل أصل مادي ضمن البناء، وذلك يعني إمكانية تحسين جميع وظائف المرفق إلى أقصى درجة.

2- تحسين المساحة المستخدمة:

تعرف هذه العملية بأنّها عملية يتم فيها تحديد العناصر والخصائص التي يمكن الاستغناء عنها ضمن المنشأة ونقل الأصول والعمليات المرتبطة بها إلى منشأة أخرى تحتوي مساحة زائدة مناسبة.

يؤمن هذا النهج لمالكي ومديري المَرافق القدرة ﻋﻠﻰ جمع بيانات أداء مرافقهم، سواء عن طريق عدادات الطاقة أو الحساسات وأجهزة الاستشعار وأنظمة التهوية والتكييف ونظم الإضاءة والمعدات، أو من المصادر الخارجية مثل مواقع الطقس.

3- أتمتة المَرافق:

باستعمال الأتمتة يمكن تحصيل فوائد لا تحصى، إذ يمكن الاستغناء عن الكثير من جهود العمالة البشرية من خلال أتمتة بعض العمليات الروتينية أو تقليل الضغط الوظيفي على الموظف، مثل مراقبة درجات الحرارة أو إطفاء الأنوار أو تتبع تدفق أوامر التشغيل المحلية.

إضافةً إلى ذلك، تفيد الأتمتة في تحسين الأصول المادية وفقًا لقراءات وتقارير في الوقت الفعلي كون البيانات تُجمع بشكل مستمر من تلك الأنظمة، الأمر الذي يُمكّن من تحليل أنماط الاستخدام للأصول ضمن المرفق، والذي يعني إمكانية تطوير بعض الاستراتيجيات لتحسين الكفاءة والابتعاد عن تحمل تكلفة كبيرة لصيانة العديد من أرجاء المرفق.

الملخص،

أثر تحسين أداء المَرافق لا يتوقف عند حد معين، لذا يجب على الشركات والمؤسسات التي تسعى إلى الارتقاء وإثبات ذاتها داخل قطاع العمل في المستقبل النظر في أفضل الطرق الرامية إلى تقديم أفضل استراتيجيات تحسين أداء المَرافق اﻟﻌﻤﻮﻣﻴﺔ والخاصة.