تقنيات تحديد الأولويات: رسم طريق النجاح

تعتبر عملية تحديد الأولويات وترتيب الأهداف مهارة مهمة في حياتنا، فلكل جانب فيها أهمية خاصة، ولا يتم النجاح التام إلا بترتيب أهدافك وفق أهميتها.

ولكن على الأرجح أنك لا تمتلك هذه المهارة، لذلك سنساعدك اليوم بهذا المقال على كيفية ترتيب وتحديد أولويات أهدافك، بواسطة تقنيات عالمية تفيدك في ذلك، فتابع القراءة.

ما مفهوم تحديد الأولويات (Prioritisation)؟

يمكن اعتبار تحديد الأولويات بمثابة ترتيب المهام وتخصيص الوقت في تنفيذ كل مهمة، وهي عملية تحليل وتخطيط لتحديد ما هو مهم وما هو الأهم.

لهذه العملية أهمية بالغة في حياتك، كونها تتيح معرفة أولوياتك الرئيسية بصورة واضحة بناءً على الأهمية التي ترتبط بها.

يعد تحديد الأولويّات أمرًا ضروريًا في كل جانب من الحياة، فهو بمثابة التخطيط ووضع خارطة طريق نحو تحقيق الأهداف، بحيث يتم تقسيم كل خطوة وتحديد أهميتها، وما يجب تنفيذه أولًا.

إن تحديد الأولويات لا يقتصر على تحديد الأهداف الشخصية اليومية وحسب، بل إنها مهمة بشكل كبير في جميع مجالات الأعمال أيضًا، خاصةً في مجال إدارة المشاريع.

إذ تحتاج إلى تطوير الفعالية الشخصية عند المدير أو القائد عندما يفتقد إلى مهارات فعاليته الشخصية، ليتم بها تنظيم وترتيب أولويات المهام عند وضع الخطة الاستراتيجية حتى تكون الأمور منظمة للوصول إلى الأهداف المرجوة.

سنقدم لك في الفقرة التالية مجموعة من التقنيات التي تساعدك في تحديد أولوياتك، وتحقيق أهدافك، وإدارة وقتك، ليكون الطريق أمامك واضحاً.

ما هي أهم تقنيات تحديد الأولويات؟

هي أدوات مهمة للغاية تمكنك بعد اجتياز تدريب الفعالية الشخصية من تحديد وترتيب أولوياتك على الوجه الأمثل، أي أن أهميتها من أهمية تحديد الأولويات ووضع الأهداف، ومن أبرز هذه الأدوات:

- مصفوفة أيزنهاور:

هي تقنية تسمح لك بتحديد وترتيب المهام حسب تأثيرها، مع مراعاة أهمية تنفيذها حالًا أو تأجيلها، وتتمثل في رسم جدول أو قائمة تحتوي على أربع مربعات تصنف مهام العمل كالتالي:

• مهمة وعاجلة: قم بكتابة الأعمال المهمة بالنسبة لك، والتي ينبغي تنفيذها عاجلًا ضمن المربع الأول.
• غير مهمة وعاجلة: في المربع الثاني تضع المهام التي يجب تنفيذها بسرعة ولكنها غير مهمة.
• مهمة وغير عاجلة: عليك في هذا القسم كتابة الأعمال المهمة التي يمكن تأجيلها قليلًا.
• غير مهمة وغير عاجلة: هنا تكتب العمل غير المهم ولا يحتاج ضرورة التنفيذ بسرعة.

- طريقة ABCDE:

وهي منهج بسيط تتجلى أهميته في الاهتمام أولًا بتحديد المهام الأكثر أهمية، وعدم مراعاة زمن أو الوقت وسرعة التنفيذ، وتتم هذه الطريقة بتنظيم عدة فئات:

A: هي فئة الأعمال المهمة جدًا، وفي حال عدم تنفيذها ستعاني من المزيد من التحديات.

B : هي فئة الأعمال المهمة ولكن يمكن تأجيلها قليلًا.

C : هذه الفئة مخصصة للمهام التي تستمتع بتنفيذها.

D : هي فئة المهام التي يمكنك الاستعانة بشخص غيرك للقيام بها.

E : وهي فئة المهام التي يمكن تركها وتجنب تنفيذها.

- طريقة 5 أسباب:

تتمثل هذه الطريقة بتحديد أهمية كل مهمة بعد طرح سؤال عن سبب القيام بها 5 مرات أو أقل، ويعتمد عدد مرات تكرار السؤال إلى عدد أسباب القيام بالمهمة أو العمل، وبناءً على عدد مرات التكرار تتحدد أهمية المهمة. وبذلك تتمكن من تحديد أولويات مهامك بحسب عدد مرات تكرار السؤال على كل مهمة.

- طريقة MoScow:

هي أحد أشهر طرق تحديد الأولويات، وتتمثل في التركيز على تحديد المتطلبات وترتيبها وفقًا لأهميتها، ويتم فرز المتطلبات على 4 فئات متفاوتة الأهمية.

فئة يجب أن تكون "M": هي الفئة التي تُفرز فيها المتطلبات الرئيسية والتي من المهم جدًا توفيرها. مثلًا يتم تحديد المتطلبات الواجب توافرها في مشروع ما، مثل مراعاة معايير القانون في تنفيذ المشروع أو إدارة وقت المشروع.

فئة ينبغي أن تكون "S": وهي الفئة التي يُفرز فيها المتطلبات المهمة أيضًا، ولكن أهميتها تكون أقل قدرٍ من الفئة الأولى، أو يمكن القول المتطلبات الثانوية التي يمكن أن تُستبدل في حال عدم تحقيقها.

فئة يمكن أن تكون "C": فئة المتطلبات التي يحبذ وجودها دون أن يكون لها تأثير سلبي على أي شيء، أو أن يكون تأثيرها صغير جدًا.

فئة لن تكون "W": خاصة بالمتطلبات التي يمكن الاستغناء عنها نهائيًا، أو التي تمتلك تأثيرًا في المستقبل.

ختامًا

تذكر أن تحديد الأولويات فنٌ ومهارة قد تكون نابعة أساسًا من الذات، وهناك من يحتاج إلى تدريب الفعالية الشخصية حتى يتمكن من معرفة أهدافه أولًا وترتيبها بحسب أولوياتها.