أتمتة المشتريات: كيف يمكن أن تؤثر على كفاءة مؤسستك

لطالما مكَّنت عملية أتمتة المشتريات الكثير من الشركات من إنجاز وتسليم مهامها بل وإدارة مشترياتها بشكل أسرع وأسهل وكذلك أقل استهلاكًا للجهد.

لكن إن كنتَ لم تتطرق إلى السماع عنها من قبل أو حتى تقف بشأنها موقف الحياد فمن المتوقع أنك لا تحيط علمًا بمزاياها وفوائدها فضلًا عن انعكاساتها الإيجابية على شركتك.

لذا وتأكيدًا على ضرورة امتثالك لعمليات الشراء المؤتمتة في نظام شركتك، أعددنا لك دليلًا مختصرًا يقودك إلى معرفة أهم ما ستقدمه لك أتمتة المشتريات.

ما الفرق بين أتمتة المشتريات وعمليات الشراء التقليدية؟

ليتضح مفهوم أتمتة المشتريات بشكل أكبر لا بدَّ من التطرق لبعض الفروقات بينها وبين إدارة المشتريات التقليدية، وكذلك لتبيان أهميتها بصورة أوضح، إليك أبرز 4 فروقات:

- العثور على الموردين:

في عمليات الشراء التقليدية من الصعب العثور على موردين موافقين تمامًا لمتطلباتك ومتطلبات الشراء في مؤسستك، غير أنه قد لا يمكنك معرفة إذا ما كانوا يقدمون بعض الخصومات أم لا، وبالطبع فإنَّ وسائل التواصل ستكون محدودة بين مكالمة هاتفية أو عبر الفاكس والاجتماعات المباشرة.

بينما في أتمتة المشتريات ستكون الخيارات أمامك غير محدودة مما سيمكنك من مقارنة كافة العروض واختيار الأنسب لك من ناحية السعر أو المواصفات، أما عن وسيلة التواصل فإن لأتمتة المشتريات عدد غير منتهٍ من وسائل التواصل المتاحة سواء عبر البريد الإلكتروني أو من خلال مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها.

- تقديم طلبات الشراء:

في عمليات الشراء التقليدية يستغرق جمع طلبات الشراء من كل قسم في المؤسسة زمنًا طويلًا، فضلًا عن وقت مراجعتها والرد عليها بالموافقة أو الرفض ومن ثم التصديق عليها والبحث عن المورد المناسب أو طرح مناقصة.

بينما في عمليات الشراء المؤتمتة تستطيع اختصار كافة المراحل السابقة ببعض النقرات مما يجعلها أقل استهلاكًا للجهد والوقت بل والتكلفة أيضًا التي ستنفق على تسيير الإجراءات الورقية.

- التأكيد على طلب الشراء:

يحتاج أسلوب الشراء التقليدي إلى فترة زمنية معينة للتأكيد على طلب الشراء من المورد، بين معاينة الطلب وتحديد إذا ما كان بإمكانه تأمينه لك ومن ثم إرسال التأكيد على طلبك بالعبور على بعض الإجراءات الروتينية التي لا بدَّ منها باستخدام الأدوات البدائية.

في حين أن برنامج الشراء الإلكتروني لا يتطلب سوى غضون ثوانٍ يرسل بها الطلب إلى المورد ويجري التأكيد على طلب الشراء إلكترونيًا.

- متابعة حالة الطلب والتنفيذ:

لا يمكن تتبع حالة الطلب في عمليات الشراء الإلكترونية سوى من خلال الاتصال الهاتفي أو اللقاءات المباشرة مع المورد وربما تكرار ذلك سيؤدي إلى ظهورك بصورة ملحة وغير لائقة بشركتك.

بينما في أتمتة المشتريات لا تكلفك متابعة تنفيذ طلبك سوى الدخول تتبع إحدى أنظمة الحوسبة السحابية المخصصة لإدارة وتتبع الطلبات دون الحاجة إلى التواصل المستمر مع المورد.

ما هي أبرز فوائد أتمتة المشتريات؟

تساعد عملية أتمتة المشتريات على تحسين الإنتاجية ورفع الكفاءة وإدارة التكاليف ناهيك عن العديد من الفوائد التي تنعكس على الشركة من خلالها، وفي سياق ذلك نورد إليك بعضًا من فوائدها الأخرى:

- تحسين العلاقات مع الموردين:

تتصف عمليات أتمتة المشتريات بالشفافية فيما يخص العلاقة بين المشتري والبائع، مما يضمن بناء علاقة طويلة الأمد مع الموردين، لا سيما بفضل الوضوح التي تتمتع به عمليات الشراء المؤتمتة والذي يحد من وقوع المشاكل على عكس إجراءات الشراء التقليدية وينعكس بدوره على إدارة العلاقة مع الموردين SRM.

- إدارة العقود بشكل أفضل:

تتبع أتمتة المشتريات لنظام إدارة العقود الإلكتروني مما يسهل الاحتفاظ بنسخة من العقد بصورة دائمة مع ضمان عدم الوصول إليه من غير المعنيين به، غير أنه يقلل الأخطاء ويضمن الاتساق إذ يمكن توحيد نماذج العقود مما يوفر الجهد والوقت.

- عمليات شراء أسرع:

لا تتطلب منك عملية شراء أي منتج تحتاج إليه شركتك سوى الدخول إلى الموقع الإلكتروني الخاص بالمورد وتحديد ما تحتاج إليه ومن ثم التواصل مع المورد لتكون بعدها عملية الشراء التي ترغب بها قد أصبحت قيد التنفيذ.

ختامًا

لا تكاد ترى اليوم شركة ناجحة ورائدة في مجالها لا تخضع لعمليات أتمتة المشتريات كركن أساسي في نظام عملها، مما يجعلها دائمة التخطي لأكبر المخاطر التي كانت تواجهها في عمليات الشراء اليدوية بل والمضي قدمًا نحو تحقيق أهدافها بوقت وجهد أقل.

بعد ذلك لا يمكن أن يراودك سوى سؤالٍ واحد وهو كيف يمكنني الامتثال لعمليات أتمتة المشتريات وتفعيلها في شركتي وهذا ما ستجيبك عليه دورات تدريبية في المشتريات في باريس.