إدارة الوثائق الالكترونية لإدارة بياناتك رقميًا

من الجدير بالذكر إلى أن استخدام أنظمة إدارة الوثائق الالكترونية "Electronic File Management" يساعد على تنظيم الملفات والمستندات والأرشفة في نظم المؤسسات لحفظ أمن البيانات ووضوحها لصاحب العمل والموظفين.

حيث تساعد إدارة المستندات الإلكترونية والملفات والوثائق على حفظ الأرشـيف وترتيب البرامج والسـجلات الموجودة بسهولة ودقة، وذلك لإتاحة الوصـول الفوري إليها من قبل الموظفين أو لتصدير هذه السجلات والمعلومات إلى نظام آخر.

حيث أن تحويل الأعمال الورقية إلى رقمية إلكترونية يؤدي إلى توفير الوقت والجهد والمال، بالإضافة إلى زيادة الدقة والجودة في العمـل الذي يساعد على تطبيق مُحكم لإدارة المعلومـات من خلال نظم الوثائق الالكترونية.

ما هي إدارة الوثائق الالكترونية؟

هي حل برمجي أو طرق محدثة لاستخدام وحفظ وإرسال الوثائق والملفات والسجلات في الأرشـيف للحفاظ عليها وعدم إهدارها، وهذا بدلًا من اسـتخدام الوثائق الورقية أثناء تخزين هذه المعلومـات والفاكس التقليدي عند إرسال الرسائل البريدية.

حيث تساعدك إدارة الوثائق الالكترونية على تحويل أي مستند مطبوع إلى مستند رقمي ضمن أرشيف إلكتروني، فيتيح هذا الأرشـيف الوصـول إلى مستندات إلكترونية تتعلق بالنظام التقني الأساسي المُستخدم.

فمن خلاله يصبح بإمكان جميع الموظفين الوصـول إلى أي سجل أو معلومة يريدونها وفي أي وقت كان، فقط من خلال البحث الإلكـتروني عنها ضمن الأرشيف بسهولة سواءَ من الهواتف المحمولة أو الحواسيب الذكية.

ما هي مميزات إدارة الوثائق الالكترونية؟

يوفـر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية العديد من الميزات التي تسهل عمل السكرتير الفعال من خلال تسريع الوصـول إلى البيانات المطلوبة وفق نـظام إلكتروني رقمي، بحيث يوفـر كل من:

• تحويل جميـع أنواع المستندات الورقيـة إلى رقمية عن طريق المسح.
• الحفظ التلقائي الدائم للملفات.
• إمكانية التعديل على ملفات السـجلات بسهولة وإرسالها إلى أنظمـة متعددة.
• تدقيق وتحرير الوثائق الإلكترونية.
• سهولة البحث وإدارة البيانات الوصفية.
• إمكانية الوصول أو المشاركة.

فوائد ومزايا إدارة الوثائق الالكترونية

من الجدير الإشارة إلى أن أتمتة البيانات الرقمية تؤثر على المؤسسة بشـكل إيجابي وتحسن من كفاءتها، وهذا هو مفهوم إدارة الوثائق الإلكترونية الرئيسي، بحيث يوفر المزايا التي تحقق ذلك، ومنها:

- سهولة حـفظ البيانات:

تسمح إدارة الوثائق الالكترونية الاحتفاظ بوثائق المؤسسة الوارد والصادر منها، بالإضافة إلى تخزيـن عناصر ومعلومات السـجلات في الأرشيف.

وذلـك لأن أنظـمة ملفـات المؤسسـات تحتاج إلى مساحة كبيرة جدًا لـحفظ جميـع الملفات والمحفوظات والمعاشات والوثائق وأي شيء آخر يتعلق بالمؤسسة.

- إدارة التواصل مع الأنظمة الأخرى:

يمكنك اسـتخدام نظام أكثر سلاسة لمتطلبات التواصل مع الآخرين باستخدام إدارة الوثائق الالكترونية، حيث أن إرسال وتلقي المعاملات المستعجلة وملفاتك الدقيقة بشـكل سريع يعتبر من أساسيات مفهوم إدارة الوثائق الإلكترونية الصحيح.

كما تحتوي إدارة الوثائق الإلكترونية أيضًا على أحد أهـم المتطلبات التي تُستخدم للوثائق سواء لحفظها في الأرشـيف أو الإدارة العامة لها، وهي تؤمن تواصلًا رقمياً بواسطة تقنيات خاصة تسد الحاجة إلى متطلبات أي برنامج يقوم بحفظ هذه المعلومـات بشكل جيد.

- توفير مجموعة أدوات ذكية للتواصل:

تقدم إدارة الوثائق الإلكترونية الكثير من البرامج التقنية التي تحتاجها الشـركات وتؤمن الأدوات الإلكترونية والتصنيف الذي يساعدك على حصر الوارد والصادر والأرشفة الإلكترونية في نظام المؤسسة، مع نظام الأرشفة والمعلومـات الموجودة في هذه الشـركات.

ومنها على سبيل المثال برنامج ملاحظات المستندات "Document Notes" أو برنامج دمج الايميلات "Emails Integration" وغيرها المزيد من الأدوات الإلكترونية التي تساعد على التخزين مثل غوغل درايف Google Drive وأدوات الفهرسة المختلفة، وكل ذلك بهدف حفظ المعلومـات الالكترونية والمستندات بشـكل جيد.

- زيادة التدقيق:

أصبحت برامج إدارة الوثائق الإلكترونية من أهم الأدوات في قائمة أي مجال وأي مؤسسة، وتستخدم بشـكل أساسي لحفظ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ والأرشيف ضمن نظام تقنيات إدارة السجلات الالكترونية.

حيث يتم التعامل مع نظم وثائق التخزيـن والتوزيـع في الشركات بشـكل دقيق، وتَستخدم المؤسسـات مفهوم إدارة الوثائق الإلكترونية من أجل بناء الإدارة الصحيحة والمهارات وتقنيات المعلومات اللازمة لمواجهة المعوقات والتحديات الافتراضية التي يمكن أن تحدث.

وهذا من أجل متابعة إنتاج الشركة العام وضمان نجاح إدارة نظام الأرشيفات الالكترونية باستخدام اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ الإلكترونية هذه ضمن نظام رقمي.

- زيادة الإنتاج:

تساعد إدارة الوثائق الالكترونية التي تستخدم نظام رقمي على توفير الوقت من خلال إعطاء خدمة سريعة في إطار زمني قصير، مما يعمل على زيادة في صناعة الموارد وبالتالي زيادة الإنتاج.

حيث أن إدارة نظم المؤسسـات إلكترونياً قدمت أرشفة ناجحة وقدمت حلاً شاملاً لاستثمار الوقت مما ساهم في نجاح كافة أقسامها من خلال ازدياد الإنتاجية في العمـل.

ستتعرف على الكثير من الميزات الأخرى لإدارة النظم والوثائق من خلال حضور دورات قصيرة في إدارة المكاتب في دبي التي تجعلك تخوض تجارب إدارة الوثائق الإلكترونية ضمن نظام الأرشفة الصحيح.